Word 2010 : Publipostage de lettres

Créer une lettre :

1. Lancez Excel (nouveau fichier) et créez la source de données

2. Lancez Word (nouveau fichier) ou ouvrez un nouveau document

3. Dans l'onglet Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage :

   

4. Cliquez sur Assistant Fusion et publipostage pas à pas : le volet droit affiche les étapes à suivre :

   (Étape 1)

5. Dans le volet droit, cliquez sur le type de document de votre choix. Comme nous voulons créer une lettre choisissez le type Lettres. Cliquez ensuite sur Suivante : Document de base en bas à droite

6. Cochez Utiliser le document actuel puis cliquez sur Suivante : Sélection des destinataires en bas à droite :

   (Étape 2)

7. Choisissez Utilisation d'une liste existante puis cliquez sur Parcourir :

   (Étape 3)

8. Sélectionnez le fichier Excel contenant les données de vos destinataires puis cliquez sur Ouvrir :

9. Une boîte de dialogue Sélectionner le tableau s'affiche. La première Feuille1 est sélectionnée ; laissez la case "La première ligne de données contient les entêtes de colonnes" cochée cliquez sur OK si c'est bien la feuille qui contient vos données.

   Nb : si vous choisissez un fichier au format csv, Word essayera de le convertir : choisissez les options demandées puis cliquez sur OK ;

   de même si vous choisissez un fichier au format txt, Word essayera de le convertir : choisissez les options demandées puis cliquez sur OK

10. Word affiche les données : cliquez sur OK  :

    

    (si nécessaire décocher les lignes avec les personnes que vous ne voulez pas imprimer, cette opération étant modifiable par après)

11. Cliquez sur Suivante : Écriture de votre lettre en bas à droite :

12. Sélectionnez à droite l'option Bloc d'adresse :

    (Étape 4)

13. Cliquez sur Faire correspondre les champs :

    

14. Pour chaque champ, cliquez sur la flèche à droite pour choisir le champ correspondant à votre entête de données :

    

15. Cliquez sur OK pour voir le bloc complet :

    

16. Cliquez sur OK (le champ "bloc d'adresse" apparaît dans votre document de base) ;

17. Si vous voulez ajouter une formule d'appel, cliquez sur cette option à droite :

    

18. Cliquez sur OK et regarder à gauche votre lettre avec 2 champs :

    

19. Nb : si vous ne voulez pas choisir le bloc d'adresse vous pouvez cliquer à l'endroit où vous désirez insérer les champs de fusion :

    cliquez sur Nom du document Word puis sur Autres éléments du menu à droite :

    

    choisissez le champ Nom qui correspond au Nom du destinataire ; validez en cliquant sur Insérer ; faites la même chose pour tous les champs ;

20. Une fois que vous avez inséré le bloc (ou tous les champs), cliquez sur Suivante : Aperçu de vos lettres : les champs sont remplacés par vos données :

    

    les doubles flèches en haut du volet permettent de voir un autre destinataire ; vous pouvez aussi Rechercher un destinataire, Exclure le destinataire (affiché à gauche) ou Modifier la liste des destinataires (choisir ceux que l'on ne veut pas imprimer) :

    (Étape 5)

21. Cliquez sur Suivante : Fin de la fusion : cliquez sur Imprimer pour fusionner directement les courriers via l'imprimante :

    (Étape 6)

    cocher l'une des 3 options puis cliquer sur OK pour lancer la fenêtre d'impression ; vous pouvez utiliser aussi le bouton Terminer et Fusionner

22. Sélectionner Modifier les lettres individuelles si vous désirez vérifier votre fusion avant l'impression : la boîte de dialogue Fusion avec un nouveau document, cliquez sur tous : validez en cliquant sur OK : un nouveau document s'affiche et s'intitule Lettres1 : enregistrez-le si vous désirez le conserver ; le nombre de pages du document s'affiche dans le bas de l'écran ; si vous êtes satisfait du résultat, cliquez sur Imprimer.

Exercices (§ 10-2)